Webhook & API – Vergabepilot.AI Hilfe-Center

1. Überblick

Vergabepilot.AI stellt Webhooks zur Verfügung, um Ausschreibungsdaten automatisiert in externe Systeme zu übertragen. Die klassische REST-API ist nicht öffentlich verfügbar.

Die Nutzung der Webhooks ist auf Anfrage per E-Mail verfügbar und kostet 390 Euro pro Jahr zzgl. MwSt.

Webhooks ermöglichen es, relevante Ereignisse in Echtzeit per HTTP-POST an ein definiertes Zielsystem zu senden. Typische Anwendungsfälle sind:

Übergabe relevanter Ausschreibungen an CRM-Systeme

Automatisierte Benachrichtigungen in internen Tools

Anbindung an Workflow- und Automatisierungsplattformen

Synchronisation mit internen Datenbanken

Die übertragenen Daten werden im JSON-Format versendet.

2. Webhooks anlegen

Webhooks werden auf Organisationsebene konfiguriert.

Pfad:

Organisation → Management → Integrationen

Dort können beliebig viele Webhook-Integrationen angelegt und verwaltet werden.

Als Zielsystem kann entweder

ein eigener Webserver oder

ein externer Automatisierungsdienst wie Zapier, Make oder n8n

verwendet werden.

3. Konfiguration einer Integration

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Integration stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Feld	Pflicht	Beschreibung
URL	Ja	Ziel-URL, an die die Events per HTTP POST gesendet werden
Header-Name	Nein	Optionaler HTTP-Header, z.B. für Authentifizierung
Header-Value	Nein	Token, API-Key oder Zugangsdaten für den Header
Events	Ja	Auswahl der Event-Typen, die gesendet werden sollen
Aktiviert	Nein	Gibt an, ob der Webhook aktiv ist

Hinweis:

Die Events werden nur versendet, wenn die Integration aktiviert ist.

4. Event-Struktur

Jedes Webhook-Event besteht aus einem Event-Typ und einem dazugehörigen Payload.

Grundstruktur:

{
  "type": "EVENT_TYP",
  "payload": {
    "...": "event-spezifische Daten"
  }
}

Der konkrete Inhalt des Payloads hängt vom jeweiligen Event-Typ ab.

5. Event-Typen

5.1 Suchprofil ausgeführt

Event-Typ:

NEW_SEARCH_AGENT_EXECUTION

Beschreibung:

Dieses Event wird ausgelöst, wenn ein gespeichertes Suchprofil automatisch ausgeführt wurde und mindestens ein passendes Suchergebnis gefunden wurde.

Typische Einsatzszenarien:

Automatisches Erstellen von Leads im CRM

Benachrichtigung des Vertriebs bei neuen relevanten Ausschreibungen

Übergabe an interne Bewertungssysteme

Payload (Beispiel)

{
  "searchAgent": {
    "id": "415fbca1-2f82-4720-bf4b-b63e7d0635e6",
    "name": "Testagent",
    "interval": "DAILY"
  },
  "searchQuery": {
    "id": "17de612e-08f5-4345-96b8-5931c9e19049",
    "description": "Bauwerksprüfung"
  },
  "searchExecution": {
    "id": "03d74de9-32c7-477f-987e-bd6552cd7624",
    "searchedTenders": 11,
    "matchingTenders": 1,
    "totalResults": 1
  },
  "searchResults": [
    {
      "id": "4276d278-fed6-45a3-85eb-ded99938ad97",
      "rank": 1,
      "score": 75,
      "tender": {
        "id": "be171fda-9f07-40e8-b67a-39cfc1ba6247",
        "name": "Bauwerksprüfung für Brücken und Verkehrszeichenbrücken in Nordbayern",
        "code": "JGAXKWSQ6QXG",
        "slug": "bauwerkspruefung-fuer-bruecken-und-verkehrszeichenbruecken-in-nordbayern"
      }
    }
  ],
  "tenderData": {
    "be171fda-9f07-40e8-b67a-39cfc1ba6247": {
      "tenderUrl": "https://www.vergabepilot.ai/ausschreibungen/JGAXKWSQ6QXG/...",
      "sourceUrl": "https://www.vergabepilot.ai/ausschreibungen/JGAXKWSQ6QXG/.../quelle",
      "procurement": {
        "scope": "EU",
        "activity": "DIENSTLEISTUNGEN",
        "procedure": "OFFENES_VERFAHREN",
        "regulation": "VERGABEVERORDNUNG_VGV",
        "summary": "...",
        "officialBudget": 100000
      },
      "contractor": {
        "authority": {
          "name": "Die Autobahn GmbH des Bundes - NL Nordbayern"
        }
      },
      "timeline": {
        "publicationBegin": "2025-01-07T23:00:00Z",
        "submissionEnd": "2025-12-31T11:00:00Z"
      }
    }
  }
}

Hinweis:

Viele Felder sind optional und können je nach Ausschreibung fehlen.

6. Integration testen

Zum Testen einer Webhook-Integration kann ein externer Test-Service verwendet werden, z.B. webhook.site.

Vorgehen:

Test-URL bei webhook.site erstellen

URL in der Integration hinterlegen

In Vergabepilot.AI auf „Testereignis“ klicken

Event-Typ auswählen

Payload im Zielsystem prüfen

So lassen sich Struktur und Inhalte vor der produktiven Nutzung verifizieren.

7. Fehlerbehandlung

Liefert das Zielsystem einen Fehler oder ist nicht erreichbar, wird das betroffene Event übersprungen

Die Webhook-Integration bleibt weiterhin aktiv

Administratoren der Organisation erhalten eine In-App-Benachrichtigung über den Fehler

Es erfolgt aktuell kein automatisches Retry.

8. Unterstützte Systeme

Webhooks sind bewusst generisch gehalten und können mit nahezu allen Systemen genutzt werden.

Häufige Anbindungen:

HubSpot

Pipedrive

Salesforce

Interne CRM- oder ERP-Systeme

Automatisierungsplattformen wie Zapier, Make oder n8n

9. Support

Bei Fragen zur Einrichtung oder bei komplexeren Integrationsszenarien unterstützt euch unser Support-Team gerne.

Insbesondere für individuelle Anbindungen oder spezielle Event-Anforderungen bitten wir um kurze Kontaktaufnahme.